POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ILAR HOTELES Y SERVICIOS DE BIENESTAR

INTRODUCCIÓN

ILAR S.A.S., sus filiales y compañías vinculadas (en adelante “ILAR”), reconoce la importancia de la privacidad y se compromete a proteger los datos personales de pacientes, familiares, huéspedes, visitantes, colaboradores, proveedores y en general cualquier tercero que pueda relacionarse con ILAR.

La presente política de tratamiento de datos personales (la “Política”) tiene como finalidad informar al público en general la manera en que ILAR recolecta, almacena, usa, administra y protege los datos personales de los Titulares (según se define más adelante), en el marco de la prestación de sus servicios de hospedaje, bienestar y acompañamiento integral.

1. Recolección de Datos Personales

La recolección de datos personales en ILAR se realiza en estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que regulan las condiciones mínimas para el tratamiento de información. Solo recopilamos los datos estrictamente necesarios para la prestación de nuestros servicios, tales como identificación (cédula, pasaporte, tarjeta de identidad), información de contacto, datos de facturación y preferencias de consumo. En casos específicos y con autorización expresa, recolectamos información sensible, como datos de salud, conforme a lo señalado en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

2. Finalidades del Tratamiento

Conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, toda información recolectada será utilizada únicamente para las finalidades legítimas informadas al titular: gestionar reservas, procesar pagos, prestar servicios personalizados, emitir facturación, enviar información comercial, realizar análisis estadísticos y dar cumplimiento a obligaciones legales y contractuales. ILAR garantiza que ningún dato será tratado con fines distintos a los autorizados por el titular, en cumplimiento del principio de finalidad establecido por la norma.

3. Principios Rectores del Tratamiento

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el tratamiento de datos en ILAR se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad. Esto significa que solo recolectamos datos con base en la ley, para fines legítimos, con autorización expresa del titular, asegurando siempre la veracidad de la información, garantizando su acceso y corrección, protegiéndolos con medidas técnicas y comprometiendo a nuestro personal en la confidencialidad absoluta de la información.

4. Derechos de los Titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización otorgada, ser informados sobre el uso que se les da, revocar la autorización o presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). ILAR facilita el ejercicio de estos derechos mediante canales accesibles y cumpliendo los plazos establecidos en el artículo 14 del Decreto 1377 de 2013.

5. Autorización y Consentimiento

La autorización para el tratamiento de datos se obtiene conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, que establece la necesidad de un consentimiento previo, expreso e informado. ILAR utiliza formularios físicos, electrónicos y mecanismos digitales que garantizan que el titular entienda las finalidades y alcance de la autorización otorgada. En los casos permitidos por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento podrá realizarse sin consentimiento, como cuando sea requerido por orden judicial o autoridad competente.

6. Transferencia y Transmisión de Datos

Cuando sea necesario compartir información con terceros, ILAR lo hará bajo contratos de transmisión de datos que cumplen con lo exigido en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. En el caso de transferencias internacionales, se respetarán las disposiciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, asegurando que el país receptor garantice niveles adecuados de protección. Estas transferencias podrán darse con proveedores tecnológicos, aseguradoras, entidades financieras o autoridades públicas, exclusivamente para fines relacionados con los servicios solicitados.

7. Seguridad de la Información

En cumplimiento del artículo 19 del Decreto 1377 de 2013, ILAR ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos contra acceso, pérdida, alteración o uso no autorizado. Estas medidas incluyen protocolos de encriptación, controles de acceso, copias de seguridad periódicas y capacitación permanente de nuestro personal en temas de seguridad informática y confidencialidad.

8. Uso de Cookies y Tecnologías Similares

De acuerdo con la Guía de Protección de Datos Personales para Prestadores de Servicios en Internet emitida por la SIC, nuestro sitio web utiliza cookies para mejorar la experiencia de navegación, optimizar procesos de reserva y ofrecer publicidad personalizada. El usuario puede aceptar o rechazar el uso de cookies configurando su navegador, pero debe tener en cuenta que ciertas funcionalidades pueden verse limitadas. La información recolectada mediante estas herramientas será tratada bajo los principios de seguridad y confidencialidad establecidos en la Ley 1581 de 2012.

9. Tratamiento de Datos Sensibles

Según lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, ILAR solo recolectará datos sensibles cuando sea estrictamente necesario y siempre con autorización expresa del titular. Estos datos incluyen, entre otros, información relacionada con la salud o condiciones médicas del huésped, y se tratarán exclusivamente para garantizar un servicio seguro y adecuado. En ningún caso la entrega de datos sensibles será obligatoria, salvo cuando sea indispensable para salvaguardar derechos fundamentales.

10. Tratamiento de Datos de Menores de Edad

De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará respetando su interés superior y asegurando el pleno ejercicio de sus derechos. Cualquier recolección de datos de menores requerirá la autorización expresa de padres, tutores o representantes legales, y será utilizada únicamente para los fines estrictamente necesarios en la prestación de nuestros servicios.

11. Conservación y Vigencia del Tratamiento

En cumplimiento del principio de temporalidad previsto en la Ley 1581 de 2012, ILAR conservará los datos únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados o según lo disponga una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad, los datos serán eliminados de nuestras bases, salvo que exista un deber legal de conservación, como lo establece el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

12. Procedimiento para Ejercer Derechos

El procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares se ajusta a lo dispuesto en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Los titulares podrán presentar consultas y reclamos a través de los canales oficiales de ILAR, recibiendo respuesta dentro de los términos establecidos: quince (15) días hábiles para reclamos y diez (10) días hábiles para consultas. Nuestro Área de Cumplimiento será la encargada de atender todas las solicitudes.

13. Modificaciones a la Política

ILAR podrá actualizar esta política en cualquier momento, conforme a lo señalado en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, cuando se produzcan cambios normativos, tecnológicos o de operación que afecten el tratamiento de datos. Cualquier modificación será comunicada oportunamente a través de nuestro sitio web y demás canales de contacto, garantizando transparencia frente a los titulares.

14. Datos de Contacto

En cumplimiento del artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, ILAR pone a disposición de los titulares los siguientes canales para ejercer sus derechos:

• Correo electrónico: info@hotelesilar.com

• Teléfono: +57 (324) 339 6052

• Dirección: Bogotá, Cali y Medellín

• Responsable de Protección de Datos: Área de Cumplimiento y Servicio al Cliente.